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Verantwortlicher

Interdisziplinäre Gemeinschaftspraxis Feldstraße, Feldstr. 2a, 21335 Lüneburg
E-Mail: info@praxis-feldstrasse.de

Wofür purser da ist

purser ist das interne Werkzeug der Praxis für Eingangsrechnungen: Belege werden importiert, ausgelesen, einer Kostenstelle zugewiesen, von den Partnern abgezeichnet, bezahlt und an die Steuerberatung exportiert. Die Anwendung steht nur freigeschalteten Mitarbeitenden und Partnern zur Verfügung; eine Selbstregistrierung gibt es nicht. Patientendaten werden in purser nicht verarbeitet.

Welche Daten verarbeitet werden

• Nutzerkonten: Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Anmeldedaten (Passwort als Hash, Passkeys, optional ein zweiter Faktor), Zeitpunkt der letzten Anmeldung.
• Belege: Rechnungsdateien und die daraus gelesenen Angaben – Lieferant, Rechnungsnummer, Daten, Beträge, Bankverbindung (IBAN) des Lieferanten. Lieferanten können natürliche Personen sein.
• Bearbeitung: wer einen Beleg importiert, zugewiesen, abgezeichnet oder bezahlt hat, jeweils mit Zeitpunkt (Protokoll zur Nachvollziehbarkeit).
• Technische Daten: beim Aufruf IP-Adresse, Zeitpunkt und Browserangaben in den Protokollen der Hosting-Dienste.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO (Durchführung der Geschäftsbeziehungen, handels- und steuerrechtliche Pflichten), für Beschäftigtendaten § 26 BDSG und Art. 88 DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, nachvollziehbaren Freigabeablauf).

Hosting und Datenbank

Die Anwendung läuft bei der Vercel Inc. (440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA) im Rechenzentrum Frankfurt am Main. Daten und Belegdateien liegen bei der Supabase Inc. (970 Toa Payoh North #07-04, Singapur) in der Region Frankfurt am Main (eu-central-1). Mit beiden Anbietern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Soweit ein Zugriff aus Drittländern nicht ausgeschlossen ist, stützt er sich auf das EU-US Data Privacy Framework bzw. EU-Standardvertragsklauseln.

Auslesen der Belege mit KI

Belege ohne strukturierte E-Rechnung werden über das Vercel AI Gateway von einem Sprachmodell ausgelesen, um Lieferant, Beträge und Daten vorzuschlagen. Welches Modell das ist, legt die Praxis in den Einstellungen fest. Zur Auswahl stehen nur Modelle, die in Rechenzentren in der EU rechnen und die Inhalte nach den Bedingungen der Anbieter nicht zum Training verwenden – derzeit von Anthropic, Google, OpenAI oder Amazon. Antworten, die nicht aus der EU kommen, verwirft purser. Je nach Anbieter werden die Inhalte kurzzeitig zur Missbrauchserkennung gespeichert. Die Vorschläge prüft vor dem Zuweisen immer ein Mensch. E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) werden ohne KI direkt aus ihren Daten gelesen.

Mail-Eingang

Rechnungen, die an das Beleg-Postfach der Praxis geschickt werden, holt purser regelmäßig ab und übernimmt die Anhänge. Dabei werden Absender und Betreff der Mail zum Beleg gespeichert, der Mailtext selbst nicht.

Anmeldung und E-Mails

Für Einladungen und Anmeldecodes verschickt purser E-Mails an die hinterlegte Adresse. Passkeys werden auf Ihrem Gerät bzw. in Ihrem Passwortmanager gespeichert; purser erhält nur den öffentlichen Schlüssel.

Cookies und lokale Speicherung

purser setzt nur technisch notwendige Cookies: für die angemeldete Sitzung und für die Einstellung, ob das Menü ein- oder ausgeklappt ist. Es gibt kein Tracking, keine Analyse-Werkzeuge, keine Werbung und keine externen Schriftarten oder Inhalte von Drittanbietern. Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG).

Weitergabe

Abgezeichnete Belege werden monatlich an die Steuerberatung der Praxis exportiert. Zahlungen erzeugt purser als SEPA-Datei, die in das Online-Banking der Praxis geladen wird. Partner, die ihr persönliches Controlling „compass“ verbunden haben, erhalten ihren Anteil an bezahlten Belegen (Betrag, Lieferant, Beleg) dorthin übertragen; compass wird ebenfalls bei Vercel und Supabase in Frankfurt betrieben. Eine darüber hinausgehende Weitergabe findet nicht statt.

Speicherdauer

Belege bleiben in purser, bis sie exportiert sind, und werden danach nach Ablauf der eingestellten Löschfrist automatisch gelöscht; die gesetzliche Aufbewahrung übernimmt die Buchhaltung bzw. Steuerberatung. Nutzerkonten ausgeschiedener Mitarbeitender werden gesperrt; ihr Name bleibt mit den Freigaben verbunden, solange diese nachvollziehbar sein müssen.

Sicherheit

Die Übertragung ist durchgehend verschlüsselt (HTTPS). Die Zugriffsrechte gelten in der Datenbank selbst (Row Level Security): Jede Rolle sieht nur, was sie für ihre Aufgabe braucht. Ein zweiter Faktor oder Passkey lässt sich für jedes Konto einrichten.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Widerspruch (Art. 21) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Wenden Sie sich dazu an die oben genannte Adresse.

Sie können sich außerdem bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere bei der Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover, lfd.niedersachsen.de.